好的习惯（体系）可以提高你的工作效率（建档分类）
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疆莱
你好，我是疆莱，欢迎来到《项目流程管控》课程。
上一讲我们介绍了项目前期阶段有关资料验收部分的内容。随着项目推进，收到的资料会越来越多，那么这一讲我就来给你介绍，应该如何有效地管理资料，提高工作效率。
有一次周末去公司加班，需要参考我同事做的一个项目图纸。由于是周末他人不在，我又比较着急，就打电话问他把文件放在哪了，当我打开他电脑的时候快要崩溃了。
因为他说文件就在桌面让我自己找一下，请问这种情况让我怎么找？最终，我花了将近20分钟才将需要的文件找到。
事后我还特意问过他，电脑桌面这么乱你是怎么找东西的。他的回答是：慢慢找呗！听完他的回答我顿然语塞。
当你仔细观察的时候可能会发现，每家公司或多或少都会有那么几个电脑桌面无比混乱的同事。如果你深入了解，还会发现这种混乱不光体现在他的电脑桌面，同样也体现在他平时的工作和生活当中。
有人可能觉得乱点就乱点呗，这只是个人习惯没什么大不了的。如果说凌乱本身有什么危害似乎还真没有，但凌乱带来最大的问题是效率的低下。
你可以想象一下，当大家要协同完成一个项目的时候，如果每个人都按自己的习惯和方式进行文件存档，找个文件都要费半天劲，那还何谈协作和效率。
这种凌乱一般有2个原因：
a、「懒」；
b、脑海里没有一套「文件建档分类标准」，说得简单一点就是根本不知道怎么归类文件。
如果是第一种，对不起别人还真帮不了你，如果你是第二种情况，我会给你介绍一套完整的「文件建档分类标准」，它可以帮助你对项目资料进行清晰的分类存放，能有效提高团队检索和提取项目资料的效率。
施工图设计的文件分类
这套文件建档分类标准，将一个项目涉及到的所有文件分成了4大类：分别是工作资料、工作文件、协调文件和归档文件。
1、工作资料
工作资料主要指的是在项目过程当中，所收集到不同类型、不同时间阶段的设计资料。
为了查找方便，在工作资料当中建立了4个分类：分别是设计资料、专业资料、供应商资料和现场过程照片。
a、设计资料
一般在设计资料当中会包含，装饰资料（装饰图纸、装饰文本、材料清单）、建筑资料（建筑图纸、结构图纸）和机电资料（水、暖、电图纸）。如果项目体量较小或本身资料有限，这三块的内容可以合并。
b、专业资料
在第二节课程当中，对于专业设计（专项设计）我们已经做了相关的说明。这其中由专业设计或专业顾问所提供的图纸和资料会被存放在该文件夹中。比如我们常见的灯光顾问、厨房顾问、声学顾问和智能化顾问所提供的图纸和资料。
c、供应商资料
该文件夹当中存放的是所有材料商、专业设备供应商所提供的产品资料或选型文件。例如：五金厂家、隔断厂家、酒柜厂家、地暖厂家所提供的图纸和资料。
d、现场过程照片
该文件夹当中记录的是项目施工过程中各个时间段的现场照片。
2、工作文件
工作文件夹在平时工作当中算是使用频率最高的一项，当中的内容需要根据公司的业务情况来建立。
如果说你所在的公司属于全案设计的公司，那么工作文件夹中会有三个子项，分别是「方案」文件夹、「施工图」文件夹和「软装」文件夹。
如果你所在的公司是以施工图设计为主，那么工作文件夹当中可能只会包含「施工图」文件夹这一项。由于工作文件夹本身的体系相对比较大，所以会在文章的后半段进行详细说明。
3、协调文件
在协调文件夹当中一共包含了3个子项：分别是收文件、发文件和管理文件。
a、收文件
该文件夹当中主要包括：收到业主方所发送过来的文件、表单、邮件等内容。
b、发文件
该文件夹当中主要存放设计方对外发送出去的所有文件、表单、会议纪要和过程图纸。
c、管理文件
该文件夹当中主要存放公司内部的一些管理表单。比如，项目所需的原始空白工作表单；对应项目的合约、工作计划、通讯录等需要设计师持续填写或查看的表单。
4、归档文件
该文件夹当中主要存放的是项目最后完成的施工图纸和现场完工照片。整理这些内容不光是为了项目最后的归档，也是为了以后做项目进行参考提供便利。
施工图设计的工作文件
上文中我们已经提到过「工作文件」，下面我们来对这部分内容给你详细说明一下。由于我们这门课是以施工图设计师为主线，所以「工作文件」当中「方案」和「软装」的部分在这里就不做过多介绍了。
「工作文件」当中的「施工图」主要包含4块内容：分别是建筑底图、参照文件、工作文件和备份文件。
1、建筑底图
建筑底图文件夹下放置的是整理好的，供参照使用的建筑底图文件。
这里说明一下，由于dop所做的项目体量相对比较大，建筑底图数量也相对较多，所以并没有将建筑底图放在「参照文件」当中，而是将建筑底图独立出来，统一放在「建筑底图」文件夹下。
2、参照文件
如果你之前工作中没有使用参照文件的习惯，这一项内容可以不添加，但使用参照文件的方式会对之后图纸的调整和替换带来极大的便利，具体使用方法在这里不做展开说明了，如果你想了解可以查看我们文稿下方的视频。
参照文件夹当中主要包括图框、插座图例、灯具图例、地坪图例、非设计区域图例、开关图例、墙体图例和索引图例，如果有需要可以根据项目的具体需要添加对应的参照文件。
3、工作文件
工作文件夹当中存放的是我们正在绘制的图纸内容，其中包括组成一套图纸的6个系统文件夹：分别是表单系统文件夹、平面系统文件夹、立面系统文件夹、放大系统文件夹、门表系统文件夹和节点系统文件夹。当然也可以根据你所在公司的图纸体系来进行建立。
4、备份文件
此文件夹当中包含的是有价值的阶段性图纸，比如扩初阶段的图纸、施工图阶段的图纸、深化阶段的图纸，通过这种单独的备份，可以很清晰地了解到当初每个阶段的图纸情况，便于和甲方以及团队内部的沟通。
这里还需要注意：当图纸发生重大变更时也需要相应的备份，方便后期的对比参考。
项目文件夹建立时的注意事项
1、精简原则
项目文件夹一定要遵循精简的原则，设置越繁琐越难以持续执行。
由于每家公司对于项目文件夹的要求可能都不尽相同，所以这套文件建档分类标准更多是给你一套文件分类的思路，你可以结合自己所在公司的情况做一定的调整和精简，以便符合你实际的工作场景。
2、文件命名
项目文件夹最后一级的文件夹命名方式最好采用「日期+简要的文字说明」，因为从dop的经验来看，这种方式对于识别和查找来说都是最直接有效的。
3、文件的唯一性
所有文件夹内的资料不要重复存放，一定要确保资料的唯一性。如果项目周期较长，很多资料长时间不使用很容易忘记，当有重复文件出现时，会给你的检索带来极大的干扰。
这一讲我们首先介绍了施工图设计的文件分类：
1、工作资料
当中包括设计资料、专业资料、供应商资料和现场过程照片。
2、工作文件
a、当中包括方案、施工图和软装，具体的子项需要根据公司所承接项目的情况来确定；
b、「施工图」文件夹中包含：
① 建筑底图
② 参照文件
③ 工作文件
④ 备份文件
3、协调文件
当中包括收文件、发文件和管理文件。
4、归档文件
当中包括最终施工图纸和现场完工照片。
其次，说明了一下在建立这套文件归类体系时需要注意的3个事项：
1、精简原则，如无必要，勿增实体；
2、文件命名采用「日期+简要的文字说明」；
3、存放路径要统一避免重复存放。
最后，总结一下文章的项目文件夹目录体系：
下一讲我们就来对这些资料应该怎样评估进行讲解，这也是日后项目是否能顺利进行，很重要的一个环节。
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